Ontdek de impact die we hebben gemaakt op deze retailers

Wie wel van een spelletje houdt, kan in Rotterdam, Den Haag en Haarlem terecht bij Tabletop Kingdom. “Onze medewerkers zijn stuk voor stuk gedreven spelletjesspelers. Zij kunnen dus altijd goed advies geven - of de klant nu een beginnende speler is of iemand die al honderden spellen in de kast heeft staan”, begint Sjoerd de Nennie. “Maar we zijn méér dan een spellenwinkel, want we creëren ook gemeenschappen. We verkopen namelijk veel lifestyle games. Dat zijn bijvoorbeeld verzamelkaartspellen of miniatuurspellen, zoals het bekende Warhammer. In onze winkels organiseren we evenementen en toernooien om fans van die spellen samen te brengen.”

Sjoerd is Chief Digital Officer. “Dat betekent dat ik verantwoordelijk ben voor alles wat met techniek te maken heeft. StoreKeeper kwam ik tegen op een beurs en ik was meteen geïnteresseerd. Ze boden namelijk veel nieuwe, slimme features ten opzichte van andere kassasystemen, zoals betalen via een QR-code. Ook waren ze door hun technische knowhow direct een goede gesprekspartner voor mij als technische man - heel prettig. En bovendien konden ze koppelen met onze webshop, die ik zelf gebouwd heb. De keuze voor StoreKeeper was dus snel gemaakt.”

“Hoe minder je van een koppeling merkt, hoe beter het is. Dat is met de koppeling tussen onze webshop en StoreKeeper zeker het geval”, gaat Sjoerd verder. “De voorraad moet zuiver blijven: we willen niets verkopen dat niet in de winkel ligt. Dankzij de koppeling kunnen we naadloos producten synchroniseren naar onze webwinkel. Daarnaast verzamelen klanten punten als ze bij ons kopen. Het maakt niet uit of een klant online of in één van onze winkels koopt, de punten worden juist geregistreerd.”

Naast de koppeling met de webshop wordt Sjoerd blij van dingen die andere kassasystemen niet hebben en StoreKeeper wél. Hij heeft zelfs een lijstje gemaakt: een top 9 van gave dingen in StoreKeeper. “Om te beginnen is het heel makkelijk om een kassa uit te rollen. We staan wel eens op beurzen en events en kunnen dan op een laptop de hele boel runnen. Verder kunnen we via het systeem heel gemakkelijk betaalverzoeken sturen. Regelmatig bestellen mensen spellen of aanverwante producten bij ons die nog niet uit zijn. Daarvoor registeren we de bestelling in StoreKeeper en sturen we gelijk een betaalverzoek. Zijn de betaling én het product beide binnen? Dan kunnen wij onze vervolgstappen nemen.”

“Zodra we een nieuw product binnen hebben en inboeken in StoreKeeper, krijgen we een melding als dit product door iemand besteld is”, vertelt Sjoerd verder. “In het dashboard zien we hoeveel we er exact achter moeten houden voor klanten. Die klanten sturen we vervolgens meteen een mailtje dat hun bestelling klaar ligt. Er komen dus geen producten in de winkel te liggen die eigenlijk al verkocht zijn. Vóór StoreKeeper ging dat heel anders… Toen hielden we bestellingen bij op post-its en handgeschreven lijsten en ging het af en toe mis. Dan kwam er een klant langs die zijn of haar bestelde product in de winkel zag liggen en zei: ‘hé, ik heb geen belletje gehad…’ Dat is natuurlijk niet goed voor je imago.”

Sjoerd: “De retourfunctie in StoreKeeper vind ik ook heel sterk. In de kassa kunnen we producten aanvinken die retour moeten en die de klant vervolgens kan ruilen voor een ander product of een giftcard. In het dashboard is overzichtelijk voor onszelf én voor onze boekhouder welke retouren hebben we precies gedaan. Verder is het erg eenvoudig om web-orders te crediteren. Met een paar klikken staat een bedrag weer op de rekening van de klant. Daarnaast waardeer ik de uitgebreide importmogelijkheden. We importeren de producten van onze leveranciers met daarbij een afbeelding, de categorie en de inkoopprijs. In de software zit een formule die per product automatisch de verkoopprijs bepaalt. Dit gebeurt op basis van onze vooraf ingestelde wensen, bijvoorbeeld dat de prijs achter de komma altijd naar 99 wordt afgerond. Het grote voordeel van het importeren van data is dat we geen tikfouten kunnen maken. Ook scheelt het ons veel tijd. Van één leverancier krijgen we iedere week 10 tot 15 nieuwe producten binnen. Alleen voor deze leverancier besparen we dankzij StoreKeeper al een halve dag per week.”

“We werken zowel met giftcards als met klantenkaarten”, gaat Sjoerd verder. “De giftcards drukken we zelf en kunnen we dankzij een barcode makkelijk en snel in StoreKeeper zetten. De klantenkaarten scannen we en registreren we daarna meteen met de juiste gegevens van de klant in het systeem. Bij iedere aankoop verdient een klant loyalty-punten, die automatisch vastgelegd worden. Daarnaast kunnen klanten een tegoed op hun klantenkaart zetten waarmee ze kunnen betalen. Ook dat werkt dankzij StoreKeeper zonder problemen.”

Op Sjoerds lijstje staan nog 2 punten. “Voorheen gebruikten we voor het balansen papieren lijsten. Na het tellen moesten we alle gegevens handmatig in het systeem zetten. Nu balansen we met de app van StoreKeeper. Dat gaat razendsnel en bespaart ons ontzettend veel tijd. In Haarlem hebben we deze taak bijvoorbeeld teruggebracht van 4 uur naar 1,5 uur. De winkel in Den Haag is alle dagen open. Hoe minder tijd je dicht moet om te balansen, hoe beter het is. En omdat we nu zo snel kunnen balansen, kunnen we het ook vaker in het jaar doen, voor een extra check.”

Sjoerds laatste pluspunt heeft te maken met centraal bestellen en intern transporteren. “Om verzendkosten te besparen, laten we wel eens producten op één van onze locaties leveren om ze vervolgens onder onze winkels te verdelen. StoreKeeper ondersteunt ons daarbij. We kunnen in de software heel eenvoudig producten op een bepaalde locatie uitboeken en vervolgens op een andere locatie inboeken. Dat gebeurt allemaal via de app. De functie is ook handig als een bepaald spel ergens is uitverkocht. Onze medewerker kan dan in de kassa zien of het spel in één van onze andere winkels nog wel aanwezig is, het daar uitboeken en naar de juiste winkel laten transporteren. Super efficiënt!”

Sjoerds laatste pluspunt heeft te maken met centraal bestellen en intern transporteren. “Om verzendkosten te besparen, laten we wel eens producten op één van onze locaties leveren om ze vervolgens onder onze winkels te verdelen. StoreKeeper ondersteunt ons daarbij. We kunnen in de software heel eenvoudig producten op een bepaalde locatie uitboeken en vervolgens op een andere locatie inboeken. Dat gebeurt allemaal via de app. De functie is ook handig als een bepaald spel ergens is uitverkocht. Onze medewerker kan dan in de kassa zien of het spel in één van onze andere winkels nog wel aanwezig is, het daar uitboeken en naar de juiste winkel laten transporteren. Super efficiënt!”